Uw medisch en/of verpleegkundig dossier (Folder)

Algemeen
Michelangelolaan 2
5623 EJ Eindhoven
040 - 239 91 11
Catharina een Santeon ziekenhuis

Uw medisch en/of verpleegkundig dossier (Folder)

Patiënten hebben het recht om hun persoonlijke medische en verpleegkundige dossier in te zien of hiervan een kopie te ontvangen. Dit recht staat beschreven in de ‘Wet op de Geneeskundige Behandelingsovereenkomst’. In deze folder leest u hoe dit in het Catharina Ziekenhuis voor u is geregeld.

Inzage via het patiëntenportaal MijnCatharina

Het recht op inzage is een ‘individueel privacyrecht’. Dit betekent dat alléén u en de rechtstreeks bij uw behandeling betrokken zorgverleners dit recht hebben. Als in uw dossier ook gegevens staan van iemand anders, bijvoorbeeld uw partner, mag u deze gegevens alleen inzien als u hiervoor uitdrukkelijk toestemming heeft van die persoon. Wilt u uw medisch dossier inzien? Die kunt u thuis via het patiëntenportaal MijnCatharina inzien (www.catharinaziekenhuis.nl).

Kopie via het Bureau Patiëntenbelangen

U kunt een kopie van uw dossier opvragen bij Bureau Patiëntenbelangen. Hoe kunt u dit doen?

  1. U kunt het machtigingsformulier downloaden van de website van het Catharina Ziekenhuis (www.catharinaziekenhuis.nl, klik op  patiënt-rechten/plichten-medisch dossier-machtigingsformulier).
  2. U vult het machtigingsformulier duidelijk en volledig in. U voegt een kopie van een legitimatiebewijs toe, omdat uw verzoek anders niet in behandeling wordt genomen.
  3. Onderteken het machtigingsformulier en stuur dit per mail of per post naar Bureau Patiëntenbelangen.
  4. U ontvangt over het algemeen binnen 15 werkdagen per beveiligde mail een kopie van uw dossier. Houdt u bij het maken van uw (vervolg)afspraken rekening met deze termijn. Een eerdere verstrekking is alleen maar mogelijk als daarvoor een acute, medische noodzaak bestaat.
  5. Aan een éénmalig verzoek zijn geen kosten verbonden. Bij een herhaaldelijk verzoek wordt een redelijke vergoeding in rekening gebracht (€ 5,00 of bij > 100 pagina’s € 22,50).
De machtiging

De gegevens, die over u in uw dossier zijn vastgelegd, zijn strikt persoonlijk. Uw privacy wordt vanaf 25 mei 2018 onder andere door de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming beschermd. Daardoor kan het Bureau Patiëntenbelangen deze gegevens alléén verstrekken wanneer u daar via het machtigingsformulier uitdrukkelijk toestemming voor geeft. Op het machtigingsformulier vermeldt u uw persoonlijke gegevens en welke gegevens u van één, meerdere of alle specialismen wilt ontvangen.

Kopie van foto’s of films

U kunt via het machtigingsformulier ‘Kopie dossier’ bij het Bureau Patiëntenbelangen ook het  beeldmateriaal opvragen (foto’s/films), maar dient zich voor de röntgenfoto’s tot de afdeling Radiologie te wenden.

Kopie van uw röntgenfoto’s

Röntgenfoto’s kunt u zelf direct ophalen bij de balie van de afdeling Radiologie. Uw foto’s worden op een CD gezet. U heeft een geldig identiteitsbewijs nodig. Voor meer informatie kunt u contact opnemen met het secretariaat van de afdeling Radiologie (040 – 239 85 65).

Recht op correctie

U kunt alleen gebruik maken van dit recht op correctie als er feitelijke onjuistheden in uw dossier staan vermeld. Met feitelijke onjuistheden wordt bijvoorbeeld bedoeld een foute vermelding van adresgegevens of onjuiste gegevens over onderzoeken en behandelingen in het verleden. Dit recht is niet bedoeld om indrukken, meningen of conclusies van hulpverleners, waar u het niet mee eens bent, te corrigeren. In dat geval is het wel altijd mogelijk uw eigen (afwijkende) verklaring aan uw dossier toe te laten voegen.

Recht op aanvulling

U kunt verzoeken om een schriftelijke verklaring met uw zienswijze over de behandeling aan uw dossier toe te voegen. Dit kan ook de visie van een andere zorgverlener (second opinion) zijn. Wij verzoeken u om dit samen met een machtigingsformulier te sturen en na ontvangst daarvan zal dit aan uw dossier worden toegevoegd.

Recht op vernietiging

U kunt verzoeken om een gedeeltelijke (een woord, zinsnede, alinea of een brief) of een volledige vernietiging van het dossier. U kunt dit bij voorkeur het beste eerst bespreken met de arts.
U kunt deze procedure starten door een machtigingsformulier op te vragen en dit terug te sturen met een brief, zodat er geen misverstand kan ontstaan over hetgeen u precies verwijderd wilt hebben. Na ontvangst daarvan zal uw verzoek worden voorgelegd aan de daarvoor verantwoordelijke beroepsbeoefenaar. Die noteert dan in uw dossier dat (en wanneer) u dit verzoek hebt ingediend.
U dient er rekening mee te houden dat het ziekenhuis een aantal gegevens langer moet bewaren, omdat ze nodig zijn voor administratieve doeleinden (facturatie) of wettelijke verplichtingen (belastingtechnisch). Wij mogen deze gegevens pas na 7 jaar verwijderen. Ook dient u er rekening mee te houden dat uw verzoek soms kan worden afgewezen. Bijvoorbeeld als het bewaren van de gegevens van aanmerkelijk belang is voor een ander dan u (bijvoorbeeld bij een erfelijke afwijking) of een wettelijk voorschrift of “goed hulpverlenerschap” dit belemmert.
Vernietiging van het dossier is een onherstelbare en ingrijpende maatregel. U dient er rekening mee te houden dat het indienen van een (tucht)klacht of instellen van een juridische procedure na de vernietiging van uw dossier zinloos is, omdat het ziekenhuis en/of de beroepsbeoefenaar zich door het ontbreken van de gegevens niet meer kunnen verdedigen.

Recht op inzage en/of een kopie door derden

U mag het dossier van een ander alleen maar met zijn/haar toestemming inzien. Hierop bestaan de volgende uitzonderingen:

1. Minderjarigen
  • De ouders van kinderen tot 12 jaar hebben automatisch dit recht, tenzij de arts dit niet in het belang van het kind vindt.
  • De ouders en kinderen van 12 tot 16 jaar hebben een gezamenlijk recht (dubbele toestemming). Als er een meningsverschil ontstaat, geeft het recht van het kind de doorslag. Het kind moet dan wel in staat zijn ‘tot een redelijke waardering van zijn/haar belangen’.
  • Kinderen vanaf 16 jaar hebben een eigen, zelfstandig recht.

Na een echtscheiding hebben de ouders gewoonlijk gezamenlijk het gezag over het minderjarige kind. Daardoor hebben zij allebei recht op inzage en/of een kopie van het dossier; conform het voorgaande. Hier zijn echter uitzonderingen op.

2. Wilsonbekwaamheid

Als een meerderjarige zélf niet meer in staat is zijn belangen te behartigen (dit heet ‘wilsonbekwaamheid’) moet een ánder namens de patiënt optreden als vertegenwoordiger. Dit kunnen zijn:

  • een curator of mentor (door de rechter benoemd)
  • een schriftelijke gemachtigde (door de patiënt benoemd)
  • een echtgenoot/echtgenote, geregistreerde partner of andere levensgezel
  • een ouder, kind, broer of zus van de patiënt (niet benoemd).

Deze personen hebben recht op inzage of een kopie, tenzij dit naar het oordeel van de arts in strijd is met het belang van de patiënt of op gespannen voet staat met het ‘goed hulpverlenerschap’. U kunt het dossier van een ander aanvragen via het machtigingsformulier ‘Kopie dossier voor derde’.

3. Nabestaanden

Nabestaanden hebben door de geheimhoudingsplicht van de hulpverlener in beginsel geen recht op inzage in het dossier van de overledene. Daarvan kan door de per 1 januari 2020 gewijzigde wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst bij uitzondering worden afgeweken:

  • de patiënt heeft tijdens zijn leven hiervoor schriftelijk toestemming gegeven en deze toestemming schriftelijk of elektronisch vastgelegd;
  • een nabestaande of vertegenwoordiger heeft een mededeling over een incident gekregen (incident op grond van artikel 10 lid 3 Wkkgz);
  • er is sprake van een zwaarwegend belang en het is aannemelijk gemaakt dat dit belang mogelijk wordt geschaad: inzage of een afschrift van het dossier is noodzakelijk voor de behartiging van dit belang.

Als u van mening bent dat u daarvoor in aanmerking komt, kunt u contact opnemen met de klachtenfunctionaris van het Bureau Patiëntenbelangen.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik voor mijn dossier betalen?
Door de inwerkingtreding van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) zijn aan de éénmalige verstrekking van een kopie van het dossier of de röntgenfoto’s geen kosten meer verbonden. Wel zal bij een herhaaldelijk verzoek een redelijke vergoeding voor de administratieve verwerking worden gevraagd (€ 5,00 per verzoek of bij > 100 pagina’s € 22,50).

Waarom mag ik het dossier van mijn partner niet inzien?
De wetgever heeft ervoor gekozen om de persoonlijke levenssfeer van de individuele patiënt te beschermen tegen anderen; zogenaamde ‘derden’. Dit betekent dat ook uw echtgenoot/echtgenote geen inzage in uw dossier heeft. Wel kan hij/zij u via een machtigingsformulier toestemming geven voor inzage in het dossier.

Hoe lang blijft mijn medisch dossier bewaard?
Het medisch dossier blijft over het algemeen maximaal 15 jaar bewaard, te rekenen vanaf het einde van de behandeling. Langer bewaren is toegestaan als dat redelijkerwijs uit de zorg van een goed hulpverlener voortvloeit (bij een minderjarige start de termijn bijvoorbeeld pas bij 18 jaar).

Moet ik de reden van mijn verzoek vermelden?
Er kunnen verschillende redenen zijn waarom u uw dossier wilt hebben. De arts wil dit graag weten, maar u bent niet verplicht dit kenbaar te maken. Als u ergens ontevreden over bent, kunt u dit met een klachtenfunctionaris bij Bureau Patiëntenbelangen bespreken.

Slotopmerking

Soms kan aan uw verzoek niet worden voldaan en de reden hiervan zal de arts en/of de klachtenfunctionaris met u bespreken. Als u het hier niet mee eens bent, kunt u zich tot de Klachtencommissie Patiënten of een externe instantie wenden.

Vragen

Heeft u nog vragen of zijn er onduidelijkheden? Dan kunt u een e-mail sturen naar Bureau Patiëntenbelangen of telefonisch contact opnemen.

Contactgegevens

Bureau Patiëntenbelangen
040 – 239 84 10
e-mail: infopbe@catharinaziekenhuis.nl

Catharina Ziekenhuis
Bureau Patiëntenbelangen
Antwoordnummer 298
5600 VC Eindhoven

Afdeling Radiologie
040 – 239 85 65

© 2021 Catharina Ziekenhuis - Alle rechten voorbehouden