Eén jaar RTDC: slimmer plannen, efficiëntere zorg, fijner werken
Met gezonde spanning gingen alle afdelingen vandaag precies een jaar geleden van start met RTDC, een slimmere manier om de capaciteit van de ziekenhuisbedden zo goed mogelijk te benutten. Nu is dat dagelijkse, ultrakorte overleg, niet meer weg te denken. Sterker nog, onlangs is het overleg ook op de zaterdag- en zondagochtend ingevoerd en worden de flexdiensten van de aankomende dagen verdeeld om roosterproblemen te tackelen.
Elke ochtend om kwart voor negen loopt de Eindhovenzaal in het ziekenhuis helemaal vol. Binnen vijftien minuten hebben alle verpleegkundige zorgteams, onder leiding van de beddencoördinator, een duidelijk overzicht van de verwachte bedbezetting. Hoeveel patiënten verwachten we vandaag. Wie kan van de IC naar de verpleegafdeling? Bed te weinig? In een mum van tijd is er een oplossing en staat er een andere afdeling klaar om te helpen. Om negen uur is de zaal leeg en zijn alle knelpunten besproken en opgelost.
Wie een paar ochtenden aansluit, herkent al snel patronen. Afdelingen zitten altijd op dezelfde plek aan tafel en binnen de eigen gevormde clusters wordt een deel van de potentiële problemen al snel getackeld. “Door eerst op de eigen afdeling of binnen het cluster te kijken, kunnen veel knelpunten al opgevangen worden zonder dat er andere maatregelen nodig zijn”, zegt Rikkert Keldermann, capaciteitsmanager. “Die clusters zijn gemaakt aan de hand van de herinrichting van het beddenhuis. Als afdelingen met deels vergelijkbare expertise samenwerken, dan helpt dat ook om de beste zorg te blijven bieden.”
Wat als de oplossing niet meteen voorhanden is?
Maar wat dan als het binnen het cluster niet op te lossen is? Dan helpt de beddencoördinator met bijsturen. Of springen andere afdelingen bij, waar nog wel capaciteit beschikbaar is. Die beddencoördinator speelt in het hele proces een cruciale rol. “Wij helpen de afdelingen meedenken met oplossingen. Waar is nog plek? Wie hebben we nodig om een patiënt eerder te kunnen ontslaan?”
Wij helpen de afdelingen meedenken met oplossingen. Waar is nog plek? Wie hebben we nodig om een patiënt eerder te kunnen ontslaan?
Keldermann: “Moeten we daarvoor een afspraak bij radiologie proberen te vervroegen, zodat een arts eerder kan oordelen of en patiënt voor 14.00 uur naar huis kan. Of moeten de familie bellen om te vragen of ze eerder kunnen ophalen?”, zegt Sjuul van Hattem, één van de vijf beddencoördinatoren van het ziekenhuis.
Een jaar geleden begon het RTDC-project écht. Met het doel om bedden efficiënter te gebruiken, minder patiënten naar andere ziekenhuizen te hoeven overplaatsen, patiënten vaker op de juiste afdeling te leggen en minder operaties af te hoeven zeggen omdat er geen bed beschikbaar is. Dat is allemaal gelukt. “We hoeven nu geen operaties meer af te zeggen omdat er geen bed beschikbaar is. Nu zorgen we er met zijn allen voor dat er altijd ergens plek is. Ook op piekmomenten in het ziekenhuis”, zegt Keldermann.
Werkdruk monitoren
Dat bijsturen ging de eerste maanden alleen over bedden, waar de RTDC-methode al snel goed bleek te functioneren. Daarom is het uitgebreid met het monitoren van de beschikbaarheid van verpleegkundig personeel op de afdelingen. Hierdoor kan het ziekenhuis niet alleen de zorgbehoefte efficiënt managen, maar ook de werkdruk onder het personeel in de gaten houden door bijvoorbeeld ziekte en daar waar nodig bijsturen vanuit de flexpool. “Daarvoor kijken we uiteraard niet alleen naar de dag zelf, maar blikken we ook een paar dagen vooruit”, zegt Van Hattem.
Dat er vroeg in de ochtend al veel duidelijkheid is voor iedereen binnen het ziekenhuis, is volgens de beddencoördinator het grootste voordeel van deze methode. “Dat wil niet zeggen dat het alle problemen oplost, maar met deze methode hopen we zestig tot tachtig procent van de ontslagen al vroeg in beeld te hebben. Dat maakt het voor de beddencoördinator makkelijker om de rest van de dag bij te sturen als dat nodig is.”
Dat doet de beddencoördinator óók: problemen oplossen die door onvoorziene omstandigheden ontstaan. “Maar je ziet dat er steeds meer afdelingen zelf al met oplossingen komen. En afdelingen weten dat we in het beddenoverleg de problemen uiteindelijk samen oplossen. Dat maakt het werk voor iedereen fijner.”
Uitgebreid met het weekeinde
Het resultaat is een zorgproces dat dagelijks flexibeler, slimmer en efficiënter is ingericht, met meer grip op de planning en minder onverwachte problemen. Een systeem dat de eerste maanden alleen op doordeweekse dagen werd gebruikt, maar sinds kort ook in het weekend omarmd is. “Dat is het beste bewijs dat dit systeem ons en de zorg echt vooruithelpt”, zegt Keldermann.” Al blijven er altijd aandachtspunten: “We zitten pas een jaar in deze rol. Daarvoor tientallen jaren niet. Dus we moeten er continu aandacht voor hebben om toch niet terug te vallen in oude gewoonten.”
